La Ville de Saverne recrute au sein de son Centre Socio Culturel

1 SECRETAIRE DE DIRECTION (H/F)

• Temps complet 35h/semaine
• A compter du 1er mars 2025

DATE LIMITE DE CANDIDATURE : 1er février 2025

Profil de poste :

Assurer l’accueil, l’information et les relations avec les publics

• Accueillir et renseigner le public téléphoniquement, physiquement et numériquement (mails et réseaux sociaux)
• Être l’interface entre le public, les services du CSC, les structures hébergées
• Orienter les publics vers les services ou organismes compétents
• Garantir la communication / affichage interne avec les usagers (individus, associations, Institutions) et dans les bâtiments CSC et externe (site internet Ville, Facebook, panneaux lumineux, magasins…)

Garantir la gestion administrative du service

• Réaliser la dactylographie, la mise en forme et le suivi courrier, gestion, optimisation du classement et archivage de dossiers administratifs
• Mettre à jour les documents et tableaux de bords
• Établir l’ensemble de la facturation des locations des bâtiments gérés par le CSC ainsi que la facturation des activités (couture …)
• Etablir avec la directrice le budget prévisionnel et le suivi du budget direction.
• Engagements comptables (Civil Finances : du BE à la facture)
• Gestion des flux courrier
• Gestion des chronos
• Gestion globale des besoins bureautiques (commandes, demandes et besoins, budget, suivi et réception, pointages…) et en mobilier CSC
• Gestion des demandes de travaux E- Atal
• Gestion des plannings, salles des bâtiments CSC + véhicules CSC
• Gestion des clefs
• Gestion des contrats de location des salles, des conventions
• Déplacements fréquents sur les sites CSC (visites à tiers, locations, suivi travaux, …)
• Participation aux réunions d’équipe
• Prise de rendez-vous
• Organisation administrative de la Fête du Monde

Assister la directrice de la structure

• Filtrage et réception des appels
• Traiter les demandes
• Rédaction de courriers et dossiers

Responsabilités humaines

• Garantir le tutorat de stagiaires en secrétariat
• Point hebdomadaire et suivi des bâtiments avec la concierge (remise des clefs, sécurisation de fermetures, accueil locations, gestion planning et organisation)
• Lien avec le responsable propreté pour le remplacement des personnels d’entretien CSC
• Liens avec le personnel de service des bâtiments CSC
• Encadrement de service civique

Activités complémentaires

• Participation à la réunion publique annuelle
• Synthétiser les bilans d’activités des partenaires en vue du rapport d’activités annuel (associations et structures hébergées) et du Contrat de projet social
• Mise à jour documentaire du point d’accueil de d’information

Régisseur mandataire de recettes (encaissements divers occasionnels)

Compétences :

• Connaissance des règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire
• Connaissance du fonctionnement des activités, des procédures et partenaires du service
• Connaît les techniques de secrétariat, de classement et d’archivage
• Connaissance de l’outil informatique
• Gestion financière, facturation …
• Sait classer et ordonner les documents de manière simple et accessible à tous

Conditions d’exercice :

• Polyvalence
• Rigoureux et autonome dans son travail
• Sait s’adapter à son interlocuteur

Formation souhaitée :

• Diplôme de niveau IV
• Permis B

Informations complémentaires :

• Recrutement statutaire C/B ou à défaut CDD renouvelable
• Rémunération statutaire. Prime annuelle
• Date limite de candidature : 1er février 2025

Poste à pourvoir au 1er mars 2025

Adresser CV + lettre de motivation + photocopie des diplômes à

Monsieur le Maire

Ville de Saverne

78 Grand’Rue

67700 SAVERNE

ou par mail à

info@mairie-saverne.fr 

ou

rh@mairie-saverne.fr